Het is mogelijk om de transportopdrachten digitaal uit te wisselen met andere EasyTrip 100+ gebruikers. Naast het verzenden van de reguliere PDF-opdracht wordt er een extra XML-bestand meegestuurd naar de uitvoerende partij. Deze opdracht is met 1 druk op de knop te importeren en scheelt veel tijd en verkleint de kans op fouten tijdens het overtikken van de order.

Ook het terugsturen van aanvullende informatie over de container wordt meegezonden met de digitale statusupdate. Zo is het overtikken van bijvoorbeeld containernummer en tarra gewicht niet meer nodig. Naast deze onderlinge koppeling tussen EasyTrip gebruikers kunnen wij importfuncties schrijven voor verschillende soorten bestanden van uw opdrachtgever(s).

Standaard kunnen er ritten aangemaakt worden voor containervervoer, los gestort als regulier/trailertransport. Het scherm voor de invoer van ritten past zich aan het type transport aan. Dit kan vanaf blanco, middels dupliceren of via een importfunctionaliteit.

Het planbord bevat alleen transporten die nog uitgevoerd moeten worden. Door middel van het gebruik van kleuren kan direct worden gezien of een transport te laat is, op tijd en nog uitgevoerd moet worden, of er al in staat voor morgen.  Het is compleet in te richten naar eigen wensen en eventueel gebruik van kleuren. In het planbord zijn ritten direct te koppelen aan chauffeurs en de tijden te registeren wanneer ze waar moeten zijn.

Eventueel is vanuit het planbord ook een tweede planbord te openen waarin u bijvoorbeeld de volgende dag kunt gaan plannen. Naast het planbord biedt EasyTrip ook een scherm wat overzicht biedt over alle ritten die zijn vastgelegd. Naast ritinformatie geeft het ook financiële informatie en is direct te zien wat er een rit heeft opgebracht.

Op verschillende vlakken zijn prijsafspraken vast te leggen. Bijvoorbeeld op

• Laad/loslocatie
• Type oplegger
• In combinatie met terminals
• In combinatie met terminalregio’s
• Grootte van de container

Het vastleggen van de afspraken kan op klant en charter niveau zorgt er uiteindelijk voor dat het vastleggen van ritten nog sneller verloopt en kan er geen fout worden gemaakt.

Tevens kunnen ook de standaard extra kosten worden vastgelegd per opdrachtgever en/of charter zoals Deltatoeslag of dieseltoeslag. Per rit is het dan een kwestie van aanvinken welke extra kosten van toepassing zijn.

EasyTrip checkt continu van welke ritten er nog tarieven ontbreken en biedt de mogelijkheid een overzicht daarvan direct aan de opdrachtgever te mailen.

Wanneer u met charters werkt worden er op de achtergrond inkooporders/charterlijsten aangemaakt. Deze lijst is per week, per charter te printen of direct te mailen en bevat alle ritten welke de charter voor u heeft uitgevoerd. Uiteraard staan ook de afgesproken tarieven en eventuele extra kosten op dit overzicht.

Opdrachten kunnen op verschillende manieren verzonden worden aan de chauffeur. Via de integratie met Outlook kunt u uw opdracht en eventueel CMR direct verzenden naar de chauffeur of charter. Ook kunt u met 1 druk op de knop een WhatsApp genereren welke verzonden kan worden via WhatsApp op de computer.

Indien gebruik gemaakt wordt van boordcomputers kunt u op de pagina Koppelingen kijken met welke systemen wij een integratie hebben gemaakt voor het verzenden van orders.

Bij ieder soort transport kunnen eenvoudig de wachturen vastgelegd worden. Dit kan bij de laad- of loslocatie, terminals, maar ook de extra stops die aangegeven zijn. Door dit bij de betreffende locatie vast te leggen kunt u dit weer duidelijk communiceren aan de opdrachtgever middels een statusupdate.

Deze wachturen verschijnen na vastlegging automatisch op uw statusupdate naar de opdrachtgever, maar eventueel ook op het weekoverzicht aan uw charter en uiteraard de factuur.

Naast het transporttarief en de vastgelegde wachturen kunnen makkelijk de overige extra kosten worden aangevinkt bij het betreffende transport. Denk hierbij aan de verschillende toeslagen als de Dieseltoeslag en Deltatoeslag.

EasyTrip beschikt standaard over een complete ADR-registratie per rit. Zo kunnen er meerdere UN-nummers gekoppeld worden aan een dossier. De tabel met UN-nummers is compleet en wordt periodiek aangevuld met de laatste wijzigingen en aanvullingen.

De ADR-tabel in EasyTrip bevat 4 talen en verder alle gegevens die nodig zijn om alle documenten van de juiste informatie te voorzien, zoals klasse en tunnelcodes.

Na vastlegging is vanuit iedere rit direct een juiste CMR te printen met alle vermeldingen van de ADR-stoffen in 2 talen vermeld. Deze kunnen op kantoor of in de auto direct geprint worden voor/door de chauffeur.

Alle ADR-ritten zijn in een apart scherm nog eens na te kijken en kan op vele velden gefilterd worden voor de juiste informatie. Ook kan er een ADR-lijst geprint worden over een gewenste periode die alle informatie bevat die nodig is. Zo is een aparte lijst bijhouden niet meer nodig.

Per dossier is een klacht vast te leggen met daarbij de omschrijving van de klacht, de waarde en ook wie dat heeft veroorzaakt. Daarnaast is ook vast te leggen of de klacht dan wel niet gegrond was en hoe deze is opgelost.

Van alle klachten is een rapportage te maken en ook een export naar Excel.

Er kan op verschillende manieren gefactureerd worden en zijn direct te mailen of te printen:

– Op basis van referentie welke door een opdrachtgever is opgegeven

– Alle ritten van een opdrachtgever verzameld per week, EasyTrip biedt deze automatisch gegroepeerd aan.

– Los gestort en regulier transport kan apart gefactureerd worden met aparte inhoud op de factuur

– Op basis van eigen selectie door middel van aanvinken van de transporten

– Voor uitzonderlijke situaties kunt u ook een losse factuur aanmaken met vrije teksten.

Extra kosten die aangegeven zijn bij de rit worden automatisch opgenomen, net als eventuele splitsing van BTW wanneer er verschillende tarieven zijn gehanteerd.

De factuurlay-out wordt net als alle andere documenten aangepast aan uw huisstijl en wensen.

Betalingen van facturen registreert u in EasyTrip. Op basis van deze betalingen creëert EasyTrip automatisch voor u de herinneringen en openstaande posten lijst. Deze zijn direct te mailen of te printen.

Indien u reeds gebruikt van een boekhoudprogramma is het mogelijk een koppeling te maken tussen dat programma en EasyTrip. Samen met de leveranciers wordt dan gekeken wat de mogelijkheden zijn.

EasyTrip beschikt standaard over de optie om alle documenten van uw rit digitaal op te slaan en te koppelen. Denk aan de transportopdracht van uw opdrachtgever welke via de e-mail binnenkomt, maar ook de gescande CMR’s en andere documenten kunnen simpel worden geïmporteerd en direct gekoppeld worden.

Ook kunt u per opdrachtgever, charter of chauffeur documenten importeren en koppelen. Denk hierbij aan getekende contracten, kopie rijbewijzen, prijsafspraken of andere belangrijke documenten.

Naast het importeren vanaf uw computer of het handmatig toevoegen van documenten heeft EasyTrip een 100% koppeling met bijvoorbeeld Microsoft Outlook. U kunt op die manier direct alle bijlagen van een mail koppelen aan een rit of opdrachtgever. Ook kan de complete e-mail worden geïmporteerd met 1 druk op de knop.

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van deze functionaliteit bouwt u een digitaal dossier op en heeft u te allen tijde de complete informatie in het systeem voorhanden.